Bon de commande VTC entreprise : réussir la facturation mensuelle
La clientèle entreprise est le meilleur levier de rentabilité d’un VTC : courses récurrentes, tarifs négociés une fois pour toutes, pas de commission de plateforme. En contrepartie, elle impose une discipline administrative précise, dont le bon de commande est la pièce d’entrée.
Le circuit documentaire type
- Contrat-cadre ou grille tarifaire : vous fixez une fois les gammes de véhicules, les forfaits (gares, aéroports), les majorations et les conditions d’annulation.
- Un bon de commande par course : chaque déplacement est commandé par un interlocuteur de l’entreprise (assistante, office manager) et matérialisé par un bon de commande VTC daté, qui reprend le centre de coût ou la référence interne du client.
- Facture mensuelle récapitulative : en fin de mois, l’ensemble des bons est regroupé sur une seule facture détaillée.
Ce circuit sert vos deux intérêts : le client reçoit une facture unique à traiter, et vous conservez pour chaque course la preuve de la commande et du prix accepté.
La référence interne : le détail qui fait payer plus vite
Les grandes structures rapprochent chaque facture d’un bon de commande interne (« PO number », numéro d’engagement, centre de coût). Si cette référence ne figure pas sur votre facture, la comptabilité fournisseurs la met de côté et le paiement glisse d’un mois.
Demandez systématiquement cette référence au moment de la commande, portez-la sur le bon de commande, et reportez-la sur la facture.
Regrouper les courses : ce que la facture mensuelle doit contenir
Une facture périodique reste une facture : elle doit porter toutes les mentions obligatoires d’une facture VTC, plus le détail ligne à ligne des courses du mois — date, trajet, passager, montant HT. Elle doit être émise au plus tard à la clôture du mois qu’elle récapitule. Les règles générales sont rappelées par service-public.fr.
Délais de paiement et pénalités
- Plafond légal : 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément.
- À défaut de mention contractuelle : 30 jours après l’exécution de la prestation.
- Pénalités de retard : à mentionner obligatoirement sur la facture, avec l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € due de plein droit.
Le simple fait d’imprimer ces mentions change le comportement de paiement : elles signalent un prestataire structuré.
Piloter l’encours sans tableur
Trois clients entreprises et vingt courses par mois, et le suivi manuel des bons non facturés devient une source d’oubli — donc de chiffre d’affaires perdu. Avec Bon VTC, chaque bon de commande reste rattaché à son client, les courses non facturées sont visibles, et la facture se génère à partir des bons du mois sans ressaisie. Les tarifs négociés sont enregistrés par client, donc appliqués automatiquement.
Pour démarrer sur de bonnes bases, voyez les formules d’abonnement et l’essai gratuit de 14 jours.
Questions fréquentes
Peut-on regrouper plusieurs courses sur une seule facture mensuelle ?
Oui. Une facture périodique récapitulant les prestations d’un même mois est admise, à condition qu’elle détaille chaque course (date, trajet, montant) et qu’elle soit émise au plus tard à la fin du mois concerné.
Quel délai de paiement imposer à une entreprise cliente ?
Le délai convenu ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. À défaut d’accord, le délai légal est de 30 jours après la prestation.
Les pénalités de retard sont-elles obligatoires sur la facture ?
Oui. Toute facture entre professionnels doit mentionner le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, même si vous ne comptez pas les appliquer.