Combien de temps conserver factures et bons de commande VTC ?
Un contrôle fiscal ou un litige client peut porter sur une course vieille de plusieurs années. Savoir ce qu’on doit garder, et combien de temps, évite à la fois la boîte à chaussures ingérable et le trou dans le dossier.
Les durées à retenir
| Document | Durée | Base |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Pièces comptables — art. L.123-22 du code de commerce |
| Bons de commande, bons de livraison | 10 ans | Justificatifs des écritures comptables |
| Livres et registres comptables | 10 ans | Art. L.123-22 du code de commerce |
| Pièces exigibles par le fisc | 6 ans | Livre des procédures fiscales |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Prescription de droit commun |
| Documents relatifs au véhicule (entretien, assurance) | Durée de détention + 2 ans | Preuve en cas de litige ou de revente |
Les durées officielles par catégorie de document sont récapitulées sur service-public.fr.
Règle simple à appliquer : tout ce qui touche à une course facturée se garde 10 ans. Vous n’aurez jamais à arbitrer document par document.
Papier ou numérique : ce qui est admis
L’archivage électronique est admis à condition que la copie soit fidèle et durable — c’est-à-dire non modifiable, lisible dans le temps et rattachable à l’original. Un PDF généré directement par votre outil de facturation remplit naturellement ces conditions, contrairement à une photo de facture prise au téléphone.
C’est un argument de plus pour émettre vos bons de commande VTC nativement au format électronique plutôt que de scanner un carnet.
Organiser son archivage sans y penser
- Une numérotation continue, sans trou ni doublon, pour retrouver n’importe quelle pièce.
- Un archivage par exercice, pas par client — c’est la logique d’un contrôle.
- Le bon de commande stocké avec la facture qu’il justifie.
- Une sauvegarde hors de l’appareil : un téléphone perdu ne doit pas emporter dix ans de comptabilité.
Bon VTC couvre ces quatre points par défaut : numérotation automatique, historique complet et sauvegarde cloud. Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, disposer d’un historique déjà numérique évite une reprise fastidieuse.
Voir aussi les mentions obligatoires d’une facture VTC et les formules d’abonnement.
Questions fréquentes
Combien de temps conserver une facture VTC ?
10 ans à compter de la clôture de l’exercice, au titre des pièces justificatives comptables (art. L.123-22 du code de commerce). C’est la durée la plus longue applicable, donc celle à retenir en pratique.
Peut-on jeter les originaux papier après numérisation ?
Oui, à condition que la copie numérique soit fidèle et durable, dans les conditions fixées par l’administration fiscale (fichier PDF non modifiable, horodatage, empreinte). Sans ces garanties, conservez l’original.
Les bons de commande doivent-ils être conservés aussi longtemps que les factures ?
Oui en pratique. Le bon de commande est une pièce justificative de la prestation facturée : conservez-le avec la facture correspondante, pendant 10 ans.